Políticas de manejo de bases de datos e información confidencial

En aplicación de la Ley 8968 de 07 de julio de 2011 y el Reglamento 37554 a la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales del 30 de octubre de 2012 y sus reformas, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas.

La empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR), por medio de su representante legal el señor DAVID CUBERO FERNANDEZ, garantiza la protección de derechos fundamentales tales como pero no limitados a la autodeterminación informativa, la privacidad, la intimidad, con tal propósito de que todas las actuaciones de ella se regirán por los principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informativa, libertad y transparencia.

Las políticas aquí desarrolladas son una herramienta que contribuye a aumentar el grado de seguridad de la información que se maneja en las bases de datos y solicitudes de los sistemas de la Menú Familiar Económico.

I. Política de definiciones

En atención a la Ley 8968 y su Reglamento, esta empresa entenderá las siguientes definiciones así1:

a) Base de datos: Cualquier archivo, fichero, registro, expediente electrónico u otro conjunto estructurado de datos personales, que sean objeto de tratamiento o procesamiento, automatizado o manuales, cualquiera que sea la modalidad de su elaboración, organización o acceso.

b) Datos personales: Cualquier dato relativo a una persona física identificada o identificable.

c) Datos personales de acceso irrestricto: Los contenidos en bases de datos públicas de acceso general, según dispongan leyes especiales y de conformidad con la finalidad para la cual estos datos fueron recabados.

d) Datos personales de acceso restringido: Los que, aun formando parte de registros de acceso al público, no son de acceso irrestricto por ser de interés solo para su titular o para la Administración Pública.

e) Datos sensibles: Información relativa al fuero íntimo de la persona, como por ejemplo los que revelen origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información médica, biomédica o genética, vida y orientación sexual, entre otros.

f) Deber de confidencialidad: Obligación de los responsables de bases de datos, personal a su cargo y del personal de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab), de guardar la confidencialidad con ocasión del ejercicio de las facultades dadas por esta ley, principalmente cuando se acceda a información sobre datos personales y sensibles. Esta obligación perdurará aun después de finalizada la relación con la base de datos.

g) Interesado: Persona física, titular de los datos que sean objeto del tratamiento automatizado o manual.

h) Responsable de la base de datos: Persona física o jurídica que administre, gerencie o se encargue de la base de datos, ya sea esta una entidad pública o privada, competente, con arreglo a la ley, para decidir cuál es la finalidad de la base de datos, cuáles categorías de datos de carácter personal deberán registrase y qué tipo de tratamiento se les aplicarán.

i) Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas mediante procedimientos automatizados o manuales y aplicadas a datos personales, tales como la recolección, el registro, la organización, la conservación, la modificación, la extracción, la consulta, la utilización, la comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma que facilite el acceso a estos, el cotejo o la interconexión, así como su bloqueo, supresión o destrucción, entre otros.

II. Política de aplicación de principios

La empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR), aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección; manejo; uso; tratamiento; y almacenamiento, de datos personales:

1. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

2. Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo se llevará a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

3. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la empresa estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

4. Principio de veracidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, y comprobable. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales garantizará el derecho del Titular a obtener de la empresa en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su titularidad.

6. Principio de confidencialidad: Todos y cada uno de los colaboradores que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, técnicas, o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todos los colaboradores que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para al efecto, en la administración y manejo de bases de datos, suscribirán un documento adicional u otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios profesionales para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

III. Política de tratamiento de datos

III.I La La empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR), única y exclusivamente podrá hacer uso y tratamientos de datos cuando:

1. El Titular o representante legal haya dado su consentimiento expreso a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, científica, estadística o histórica, siempre que se refieran exclusivamente sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin el consentimiento del titular o representante legal.

3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

4. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

III.II Uso y finalidad del tratamiento

Los datos personales recolectados por la empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR), se utilizarán para las siguientes finalidades:

1. Establecer y mantener una relación personalizada y comercial.

2. Para la elaboración de un expediente electrónico o físico personalizado de cada uno de los clientes, en el cual albergará toda la información personal y clínica, seguimientos, avances y programas o planes alimenticios generados por la empresa.

3. Realizar retroalimentación de la atención brindada con el fin de proporcionar un efectivo servicio al cliente.

4. Cobro de cuentas por pagar debido a los diversos servicios prestados al cliente, esto por medio del envió de facturas electrónicas, recordatorios de pago y gestiones administrativas de cobro.

5. Aviso y comunicación sobre los servicios, promociones, innovaciones, proyectos y actividades que ofrece la empresa.

6. Para el envío de asesorías, consejos, y recomendaciones propias de los servicios y atenciones que lleva a cabo la empresa.

IV. Deberes de la empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR), como responsables del tratamiento de datos

La empresa, como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá fielmente con los siguientes deberes:

1. Garantizará al Titular o al Representante legal, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de autodeterminación informativa.

2. Solicitará el consentimiento y lo conservará con el debido cuido como el de un buen padre de familia.

3. Informará al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud del consentimiento otorgado.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impedirán su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Registrará, en caso de ser necesario, ante Prodhab aquellas bases de datos cuyo fin sea comercializarlas, previo consentimiento del titular o representante legal. Sin embargo por la naturaleza y fines que la empresa desea crear dicha base de datos, no amerita la registración ante Prodhab.

6. La empresa tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personale

V. Del registro de bases de datos

La empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR), procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para el efecto exige, realizar el registro de sus bases de datos ante la Prodhab, cuando su fin sea comercializarla, lo cual será previamente informado al titular o representante legal para obtener su consentimiento. Caso contrario si la base de datos no tiene fines comerciales, no será necesario la inscripción de la mismas ante Prodhab.

VI. Derechos de los titulares o representantes legales

La empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR) garantizará a los titulares de la información los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos ante la empresa como responsable del tratamiento.

2. Solicitar copia del consentimiento otorgado a la empresa para el tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para ello.

3. Revocar el consentimiento y solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

4. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VII. Medio y manifestaciones para otorgar el consentimiento

El consentimiento puede constar en un documento físico, electrónico, “app´s” o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El consentimiento será generado por el cliente y será puesto a disposición del titular o representante legal con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

La empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR) utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo el consentimiento por parte de los titulares o representantes legales de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

VIII. Del aviso de confidencialidad

El Aviso de Confidencialidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular o representante legal para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular o representante legal la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

La empresa ISAMA C & F INVESTMENT, S.A. (SLIM BOX FAMILIAR) se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, razón por la cual le invitamos a consultar regular o periódicamente nuestra plataforma digital https://www.slimboxcr.com/, en la cual se mantendrá a su disposición la última versión de esta Política.